משרדי עו”ד- כך תיערכו לקראת חופשות החגים מבחינה כלכלית

מי לא שמח לראות ביומן הפגישות שבוע חגיגי של חופש צבוע בכחול?

אז זהו, שלא בהכרח כולם. עבור מנהלי העסקים בענף נותני השירות המשמעות הינה שבוע נטול עבודה לחיוב לקוחות. תקופת החגים טומנת בחובה אתגר כלכלי לא פשוט. כעסקים המבוססים על עבודה מול לקוחות, מרבית העסקים בענף חווים ירידה במחזור ההכנסות בתקופות שלפני ואחרי חופשת החגים. תקופה שמלווה בחשש בעת פתיחת דפי חשבון הבנק.

בשוק עריכת הדין, בשבועות שלאחר חופשות החג ישנה ירידה של כ- 20-30 אחוזים במחזור ההכנסות החודשי. כלומר, עסק הרגיל להכנסה חודשית ממוצעת של כ- מיליון ₪ בחודש, נאלץ להסתפק בתקופות שלאחר החג ב 200 – 300 אלף ₪ פחות! עסקים המבוססים על שותפויות, חלוקת רווחים או חלוקת אחוזים מהכנסות, תקופת החגים יכולה להיות מלווה בחוסר שקט ובהחלט יכולה להיות מורגשת בכיסם של השותפים.

כיצד ניתן להיערך?

תחזית תזרים מזומנים

בראש ובראשונה, התקופה הנ”ל מחייבת הערכות ובחינת צפי לתזרים המזומנים לחודש שלפני ואחרי החג. חשוב לזכור, תזרים המזומנים מרכיב לא רק את צד ההכנסות אלא גם את צד ההוצאות. על כן, כל מנהל משרד צריך להכיר את תמונת ההוצאות במשרדו. לרוב, בעלי משרדים יודעים בדיוק כמה כסף עתיד לצאת כל חודש אך מתקשים להעריך את סך ההכנסה החודשית הצפויה למשרד. דגש עיקרי צריך להיות מופנה לידיעת ההוצאות החודשיות הקבועות. מדובר על הוצאות כמו: שכר עובדים, תשלומי מיסים לרשויות, חשמל, שכ”ד / הלוואות במידה וקיימות וכו’. מספר זה יהווה עוגן לסך ההכנסה החודשית הנדרשת על מנת לתפעל את המשרד ובהחלט יסייע בתכנון מקדים וצליחת תקופות רוויות חופשים.

מעקב אחר חשבונות עסקה פתוחים

נושא חשבונות עסקה – חשבונות המופקים ונשלחים ללקוח בטרם קבלת תקבול כלשהו, במשרדי עורכי דין יכול להיות (ובצדק!) נושא למאמר שלם בפני עצמו. בקצרה, על אף שהדעות בנושא חלוקות, אנו מאמינים שהפקת חשבונות עסקה בצורה עקבית ושוטפת בכל תיק ותיק מסייעת בהיבטים רבים : צפי טוב יותר של הכנסות עתידיות, בחינה שוטפת לגבי השינויים בהיקפי העבודה, שמירה על הכנסה יציבה לאורך כל השנה, הקדמת תשלומים במקרה הצורך וכו’. עיקר התרומה של מעקב אחר חשבונות עסקה באה לידי ביטוי במצבים בהם המשרד נקלע לקשיים תזרימיים. החזקת תמונת מצב מעודכנת ומדויקת של סך החשבונות הפתוחים חיונית לגביית התשלומים לפני החגים או ישר אחריהם. בנוסף, כך מתקבלת תמונה ברורה האם הקושי התזרימי הוא זמני או שצריך להיערך לתקופה משמעותית יותר.

משיכת דיבידנד בצורה אחראית

רוב משרדי עורכי הדין מרכזים מאמץ בחודש דצמבר. מחזור ההכנסות בחלק מהמשרדים יכול להיות גבוה לפעמים ב-70 אחוזים ממוצע ההכנסה החודשי של המשרד ואף יותר. הנ”ל נובע בעיקר מהרצון לסגור את השנה תוך עמידה ביעדים, סגירת התחשבנויות מול לקוחות, הגדלת הרווחים האישיים, לקוחות העובדים עם תקציב וצריכים לסגור שנה, או שפתחו שנה חדשה וכו’. הנ”ל לעיתים יכול להשרות אופוריה ושאננות מסוימת בתחילת השנה ולגרום למשיכה ביתר של רווחי המשרד. אנו ממליצים על משיכה קבועה ובהתאם למחזור ההכנסות של המשרד. אחת לשלושה או שישה חודשים לבצע משיכה משמעותית יותר. כך, לא נוצרים חורים בתקציב במהלך השנה, ונמנעים מחודשים בהם השותפים לא מבצעים משיכות כלל.

הלוואה היא לא מילה גסה, גם לא מינוס

במידה ובחישוב תזרים המזומנים אנו מגלים כי ייתכן ולא נוכל לעמוד בתשלומים בקרובים, ניתן ואף רצוי לקחת הלוואה לטווח קצר. הערכות מבעוד מועד תוכל לשפר את תנאי ההלוואה. נכון שזוהי לאו דווקא האופציה הכלכלית הנכונה ביותר, אך לעיתים ההלוואה היא בלתי נמנעת, לקיחתה בצורה שקולה ולא מתוך לחץ לעמוד בתשלומים תשפר פלאים את תנאיה.

לסיכום, הערכות לתקופות רוויות חופשים הינה הכרחית לניהול תקין ונכון של המשרד. לצערנו, לא קיימים קיצורי דרך (לפחות לא כאלה שיוסיפו לשורת הרווח). על מנת לצלוח חודשים אלו בקלות וללא חשש מיותר, יש להחזיק את תזרים המזומנים העדכני וצפי ההכנסות העתידיות באופן שוטף ומדויק ככל הניתן. יש להפיק בשגרה חשבונות עסקה ולבצע מעקב אחרי החשבונות הפתוחים. גם כאשר יתרת העובר ושב חיובית וגבוהה מבדרך כלל, יש לנהוג באחריות ולוודא שישנה הכנסה מספקת בעתיד הנראה לעין בטרם ביצועי משיכות.

במקרים בהם צפינו כי ההכנסה אינה מכסה את ההוצאה הצפויה, רצוי לעשות סקר שוק קצר בטרם לקיחת הלוואה ולגשר על המינוס הזמני באמצעות הלוואה.

בהצלחה!